Radicación de comunicaciones internas y externas en Ventanilla Única

No.

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

1

Recepcionar la(s) solicitud(es), comunicación  Oficial interna y externa que llegan a la ventanilla única

Aux. Administrativo  (Archivo)

2

Radicar todos los documentos en el aplicativo web “Ventanilla Única”, donde se ingresan los datos del remitente como nombre completo, correo electrónico, tipo de solicitud, número de identificación, dirección, teléfono, folios, anexos, autorización de uso de datos y el medio en que desea recibir la respuesta.

Aux. Administrativo  (Archivo)

Aplicativo web

3

Imprime el Sticker de Radicado de Entrada  y digitaliza el documento y lo adjunta  la solicitud en el aplicativo

Aux. Administrativo  (Archivo)

Sticker Radicado de Entrada

4

Asigna la solicitud al funcionario responsable de dar trámite, a través del aplicativo 

Aux. Administrativo  (Archivo)

Aplicativo web

5

El funcionario encargado de ventanilla única en el horario de 05:30 p.m. procede a realizar la Distribución de los documentos físicos a los funcionario responsable de dar el respectivo tramite y solicitar la firma en el formato denominado “Correspondencia recibida”

Aux. Administrativo  (Archivo)

Formato “Correspondencia recibida”

6

El funcionario en el la sección añadir respuesta del aplicativo web “Ventanilla única”, debe agregar los datos del encabezado del oficio y el asunto

Funcionario responsable

Aplicativo web

7

El funcionario una vez da respuesta a la solicitud, dentro de los términos definidos por la ley, debe llevar el documento físico a ventanilla única, para imprimir el Sticker de salida

Funcionario responsable

Sticker de Radicado Salida

8

Registra la comunicación oficial en el formato denominado “Correspondencia Saliente” 

Aux. Administrativo  (Archivo)

Formato “Correspondencia recibida”

9

Archivar y foliar las planillas

Aux. Administrativo  (Archivo)